Ủy quyền ký Biên bản vi phạm hành chính được quy định như thế nào và văn bản ủy quyền có buộc phải công chứng, chứng thực?

1. Giấy ủy quyền là gì

Hiện nay, không có một văn bản quy phạm pháp luật nào quy định rõ ràng về giấy ủy quyền là gì. Tại Bộ luật Dân sự 2015 cũng chỉ đề cập tới khái niệm về hợp đồng ủy quyền. Các văn bản khác thường sử dụng cụm từ văn bản ủy quyền, việc ủy quyền nhưng không nêu cụ thể là giấy ủy quyền hay hợp đồng ủy quyền. Chẳng hạn như, khoản 1 Điều 107 Luật Sở hữu trí tuệ 2005 nêu rõ: “Việc uỷ quyền tiến hành các thủ tục liên quan đến việc xác lập, duy trì, gia hạn, sửa đổi, chấm dứt, huỷ bỏ hiệu lực văn bằng bảo hộ phải được lập thành giấy uỷ quyền”.

Có thể thấy rằng trên thực tế, giấy ủy quyền là một hình thức đại diện theo ủy quyền mà người ủy quyền bằng hành vi đơn phương của mình thực hiện mà không cần sự đồng ý của người được ủy quyền, là hành vi pháp lý đơn phương, được thực hiện theo ý chí của một bên.

Vậy, theo pháp luật xử lý vi phạm hành chính quy định vấn đề ủy quyền của cá nhân, tổ chức vi phạm như thế nào?

Ảnh minh họa (nguồn: internet)

2. Ủy quyền làm việc với cơ quan và ký biên bản vi phạm hành chính

Tại điểm g khoản 4 Điều 12 Nghị định số 118/2021/NĐ-CP quy định một trong những nội dung phải có trong Biên bản vi phạm hành chính là “lời khai của người vi phạm hoặc đại diện tổ chức vi phạm (đại diện theo pháp luật hoặc đại diện theo ủy quyền)”; Biên bản phải được người lập biên bản và người vi phạm hoặc đại diện tổ chức vi phạm ký. Đồng thời, mẫu Biên bản số 01 – Biên bản vi phạm hành chính, được ban hành kèm theo Nghị định số 118/2021/NĐ-CP cũng có nội dung dành cho việc ghi thông tin của đại diện tổ chức vi phạm như: phần ký của người đại diện tổ chức vi phạm, chú thích số 13…

Ngoài ra, khoản 1 Điều 138 Bộ Luật Dân sự năm 2015 quy định về đại diện theo ủy quyền như sau: “Cá nhân, pháp nhân có thể ủy quyền cho cá nhân, pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự” và Điều 562 nêu rõ: “Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định”.

Như vậy, từ các quy định của pháp luật được nêu ở trên, cho thấy, việc tổ chức vi phạm ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân làm việc với cơ quan, người có thẩm quyền (bao gồm người có thẩm quyền lập Biên bản vi phạm hành chính) và thực hiện ký Biên bản vi phạm hành chính khi được ủy quyền là không trái với quy định của Luật Xử lý vi phạm hành chính, Nghị định số 118/2021/NĐ-CP và cũng phù hợp với thực tiễn.

3. Văn bản ủy quyền có buộc phải công chứng, chứng thực?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng năm 2014, công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Hoạt động chứng thực được quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Theo đó, chứng thực là việc các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực xác nhận tính chính xác, tính có thực của các giấy tờ, văn bản, chữ ký của cá nhân, các sự kiện pháp lý, thông tin cá nhân để phục vụ trong các quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính… Có 4 hoạt động chứng thực sau: cấp bản sao từ sổ gốc; chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký; chứng thực hợp đồng, giao dịch. Bản chất của hoạt động chứng thực không đề cập đến nội dung, chủ yếu chú trọng về mặt hình thức có thật. Điều 34 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP nêu rõ: việc chứng thực hợp đồng, giao dịch được thực hiện đối với hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải chứng thực hoặc hợp đồng, giao dịch mà pháp luật không quy định phải chứng thực nhưng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu chứng thực.

Từ những quy định của pháp luật, cho thấy việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch chỉ bắt buộc khi pháp luật có quy định. Theo Bộ luật Dân sự, Luật Xử lý vi phạm hành chính và các văn bản chi tiết thi hành Luật hiện hành, không bắt buộc phải công chứng, chứng thực đối với văn bản ủy quyền.