Quy định mới về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành

Theo đó, có nhiều thay đổi, nhiều quy định mới về công tác văn thư, về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Ảnh minh họa (Nguồn: Internet)

Thế nào là văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành?

Văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.

Văn bản hành chính là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.

Văn bản chuyên ngành là văn bản hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

Có bao nhiêu loại văn bản hành chính?

Theo Điều 7 Nghị định này số lượng các loại văn bản hành chính có 29 loại gồm: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.

So với Nghị định 09/2010/NĐ-CP bổ sung thêm 01 loại văn bản đó là Phiếu báo và bớt 04 loại văn bản đó là: Bản cam kết; Giấy đi đường; Giấy chứng nhận và Giấy biên nhận hồ sơ.

Việc quy định số lượng, tên loại văn bản hành chính cụ thể giúp phân biệt được chính xác giữa văn bản hành chính với các hình thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản chuyên ngành, từ đó xác định được phạm vi, hiệu lực của văn bản hành chính trong việc tổ chức thực hiện.

Yêu cầu trong soạn thảo văn bản hành chính

Điều 4 Nghị định yêu cầu: văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật: Đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; đối với văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực căn cứ Nghị định này để quy định cho phù hợp; đối với văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định này.

Như vây, đối với văn bản chuyên ngành được quy định rõ thẩm quyền ban hành và không quy định việc thỏa thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ về hình thức văn bản chuyên ngành như Nghị định số 110/2004/NĐ-CP quy định.

Điều 8 Nghị định quy định thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính như sau:

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.

- Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính:

+ Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

+ Số, ký hiệu của văn bản.

+ Địa danh và thời gian ban hành văn bản.

+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

+ Nội dung văn bản.

+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

+ Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.

+ Nơi nhận.

Ngoài các thành phần nêu trên, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác như: Phụ lục; Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành; Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành; Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax (trước đây có thêm số Telex).

Thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I.

- Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm:

+ Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản.

+ Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định  tại Phụ lục I.

+ Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục II.

+ Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục III.

Điểm mới về phần căn cứ văn bản

Theo điểm a, khoản 6 Mục II Phần I Phụ lục I Nghị định quy định kỹ thuật trình bày căn cứ ban hành văn bản:

Căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản. Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành).

Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chẩm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).

Ngày 15/5/2020, Bộ Nội vụ có Công văn hướng dẫn căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14 áp dụng đối với Quyết định và Nghị quyết.

Như vậy, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được hướng dẫn cụ thể tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, thay vì được hướng dẫn tại Thông tư như trước đây./.